Diffusion en live d'un événement hybride : Astuces & conseils

Diffusion en live d'un événement hybride : Astuces & conseils

La diffusion d'un événement ou d'une conférence hybride, avec du direct n'est pas de tout repos. Un live demande de la préparation, de l’équipement et des moyens. Ce n’est pas donné à tout le monde et ça ne s’invente pas. Souvent, des prestataires externes sont sollicités, avec une équipe de régisseurs et tout le matériel audiovisuel nécessaire. Une solution clé-en-main, qui demande tout de même un budget important pour un rendu certes de qualité, mais souvent trop peu exploité. 

Il existe d’autres solutions, moins coûteuses, pour faire cette diffusion soit-même. Dans cet article, retrouvez des conseils pour filmer et diffuser en direct un événement, congrès ou conférence, avec un exemple concret et le témoignage de Monsieur Sorroche, responsable communication, du réseau Biogenouest. 

Il y a quelques mois, Biogenouest a organisé un congrès scientifique, qui se tient chaque année en présentiel dans la région Grand-Ouest. Néanmoins, la crise sanitaire a quelque peu chamboulé le rendez-vous, qui s’est tenu en ligne en 2020 et qui a dû être annulé l’année dernière. En mars dernier, une nouvelle édition a été organisée. Pour se prémunir contre toute éventualité de Covid-19, l'événement était diffusé en direct. Un bel exemple d'événement hybride, que nous raconte Manuel Sorroche.

Bien sûr, en direct, le risque est plus élevé, alors on se prépare, on se renseigne et on teste ! Cet article a été rédigé pour vous accompagner dans cette aventure de création d’un événement hybride, avec une diffusion en direct.

Pourquoi cette diffusion en ligne ?

 

Se prémunir du risque d’annulation lié au Covid-19

L’édition 2020 du congrès a été reportée deux fois puis a eu lieu en ligne. Comme tout ce qui a été réalisé en distanciel au début de la pandémie, ce n’était pas idéal. Par manque de moyens, d’équipement, d'anticipation et de pratique. Monsieur Sorroche a reçu de nombreux commentaires et a décidé pour l’édition 2022 de se préparer à toutes les éventualités de restriction liées au Covid-19. 

Un événement d’une telle envergure commence à se préparer un an à l’avance. Néanmoins, Biogenouest n'avait pas de visibilité sur l’évolution de la crise. Il a donc été décidé de tout orchestrer pour pouvoir passer en total distanciel si besoin. Mais également en mode hybride en cas de mise en place de jauge par exemple. 

Étendre l’audience du congrès

Le fait d’enregistrer tout le congrès peut également permettre d’étendre son audience. En effet, une personne qui ne pourrait pas se déplacer pouvait suivre les deux jours en ligne. En revanche, ce n’est pas l'idéal pour Manuel, qui nous rapporte un manque d’interaction avec le public distant. Un congrès a pour but de faire se rencontrer les acteurs de la recherche, de créer des synergies, voire des collaborations futures. En ligne, les chercheurs osaient moins interagir et collaborer.

La diffusion en direct n’est donc pas forcément essentielle dans son cas. En revanche, proposer un replay des conférences et des ateliers permet de faire perdurer l'information. On augmente donc l’audience à long terme ! 

Comment capter et diffuser en direct ?

 

La solution de captation vidéo 

L’université de Rennes 1 dispose de plusieurs kits de caméra Kast Revolt Mobile. Cette caméra permet de filmer à la fois l’orateur et sa présentation powerpoint. Elle a la particularité d’avoir une régie intégrée. C'est-à-dire qu’elle enregistre une vidéo qui synchronise deux flux vidéos simultanément et les mixe directement. Ainsi, pas besoin de savoir faire du montage ou de disposer d’un black magic* par exemple, la caméra fait tout d’elle-même.

Cette solution était parfaite dans le cas de Monsieur Sorroche, qui souhaitait filmer des conférences et des ateliers. En découvrant la caméra que lui a prêté l’université de Rennes 1, il s’est rendu compte qu’il est également possible de faire du live directement depuis l’interface de la caméra. 

Le congrès a été diffusé en direct depuis quatre salles équipées de caméras Kast Revolt, paramétrées à l’avance et gérées depuis une tablette. L’avantage d’utiliser cette solution était aussi d’enregistrer la vidéo sur un disque local. 

*controleur pour gérer différents flux vidéo et audio

La plateforme de diffusion en direct

Manuel Sorroche a également fait appel à Eventmaker pour l’organisation digitale de l'événement. Eventmaker est une plateforme qui propose des outils pour gérer un événement.  

Le congrès disposait donc d’un petit site web dédié au congrès en ligne. La plateforme gérait les inscriptions (en ligne et en présentiel), le paiement des participants mais aussi le choix des conférences et activités auxquelles ils souhaitaient participer. En revanche, Eventmaker ne prend pas en charge la partie captation, qui a été réalisée par les caméras Kast comme expliqué plus haut. 

Diffusion en direct

Le jour J, les participants distants n’avaient plus qu’à aller sur la plateforme et à choisir ce qu'ils souhaitaient visionner. Le player de lecture vidéo dispose aussi d’un chat pour l’interaction.
Néanmoins, les interactions étaient très peu nombreuses à distance. Le chat était géré par un modérateur par salle, mais très peu de questions ont été posées ! 

La plateforme de replay

Biogenouest publie ses vidéos en replay sur la plateforme viméo. Les congrès et ateliers ont été filmés non-stop sur deux journées. La publication des replay demande quand même un travail important à Monsieur Sorroche pour découper les vidéos et publier les contenus un par un ! 

Se prémunir des aléas du direct  

 

La préparation en amont

Un événement d’une telle envergure a nécessité d'une année de préparation environ. Pour commencer, il fallait trouver un lieu pouvant accueillir à la fois les participants sur place mais aussi capable de gérer les diffusions en live. En effet, transmettre 4 flux vidéos en direct demande une quantité de bande passante importante à ne surtout pas négliger !

Tous les intervenants ont été sollicités et ont dû collaborer pour que tout se passe bien le jour J. Kalyzée a accompagné Manuel sur le volet technique, les possibilités des caméras Kast, mais aussi sur la compatibilité du système avec la plateforme de diffusion d'Eventmaker. Eventmaker a dû s'assurer du bon déroulement du live. Pour cela, une équipe technique était disponible en ligne sur toute la durée de l'événement. L'équipe technique du Palais des congrès de La Baule (lieu de l'évenement) a également été challengée sur son réseau ! 

Les conseils que nous donne Monsieur Sorroche :

Ne pas démultiplier les outils : Plus on a d’outils différents, plus il y a de risques de bug matériel et plus il sera compliqué de savoir d’où vient le problème.

Bien coordonner et faire collaborer chaque équipe et chaque outil.

Tester le matériel avant, en condition idéale puis en condition dégradée. Trouver une solution de repli en cas de dégradation du réseau. Par exemple réduire la qualité du flux à l’avance pour éviter une coupure.

Place au direct !

Toutes les caméras étaient paramétrées, avec un habillage personnalisé et les scènes prédéfinies. Ainsi, pas de manipulation en direct. Il était néanmoins possible de changer de point de vue caméra ou les scènes en direct. 

La plateforme Eventmaker assurait une assistance technique en ligne réactive. C’est très important pour un événement en direct. Néanmoins, aucun bug technique n’a été rencontré. Seulement quelques soucis d’ordre humain. Des difficultés de connexion par exemple, rapidement résolus ! 

5 personnes étaient présentes sur place pour s’assurer du déroulement de l'événement live. Une personne par salle, principalement pour gérer les interactions et vérifier en temps réel le la qualité de la diffusion ! 

Les conseils de Manuel pour une diffusion réussie : 

Enregistrer en local : très important, en cas de bug de réseau. L’enregistrement en local permet un enregistrement de qualité, même en cas de fluctuation du flux internet. 

Tester le flux du point de vue spectateur : il est important de penser à connecter un ordinateur du point du vue spectateur, bien tester le son et les différentes diffusions ! 

Assistance technique réactive et disponible : essentielle pour que les spectateurs ne ratent pas une miette de l'événement s’ils rencontrent un problème de connexion ! 

Et voilà ! Nous espérons que cet article pourra vous aider ou vous inspirer pour vos prochains événement hybrides ! 

N'hésitez pas à nous contacter ou à laisser un commentaire si vous avez d'autres conseils pour capter et diffuser en direct. 

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